Hộp thư công việc hay 'bãi chiến trường' cá nhân? Đừng để email 'nuốt chửng' bạn!
Sáng ra, chưa kịp uống miếng cà phê nào, mình đã vội vàng mở máy tính. Đập vào mắt là cái hộp thư email đỏ lòm mấy chục cái tin chưa đọc. Nào là thông báo họp từ sếp, mail nhắc deadline dự án, rồi xen lẫn vào đó là thông báo sale sập sàn từ Shopee, mấy bản tin từ các thương hiệu thời trang, thậm chí cả email thông báo điểm tích lũy thẻ thành viên ở quán cà phê quen thuộc. Thôi rồi, thư công việc chìm nghỉm giữa một rừng quảng cáo, đến khi tìm lại thì đã muộn màng, mà nhiều khi tìm mãi không thấy đâu.
Bạn có thấy mình trong cái mớ bòng bong này không? Cứ cái đà này, email từ một công cụ hỗ trợ công việc siêu xịn xò lại biến thành nguồn gây stress bất tận, đúng không? Nhiều lúc mình còn “nhỡ tay” gửi nhầm email cá nhân cho đồng nghiệp nữa chứ! Chuyện là có lần mình đang gửi mail nhắc hẹn đi ăn trưa cho nhỏ bạn thân, tiện tay gắn cái ảnh “meme” vui vui rồi gửi nhầm cho cả phòng ban. Đến giờ nghĩ lại vẫn thấy ngại “muốn độn thổ” luôn đó! Đó là lúc mình nhận ra sự “nguy hiểm” khi mọi thứ cứ “đánh lộn” vào nhau trong một hộp thư duy nhất. Thôi rồi, mất tập trung, bỏ lỡ thông tin quan trọng là chuyện thường ngày ở huyện.
Cảnh giác cao độ: 'Ma trận' lừa đảo online đang rình rập trong hộp thư của bạn!
Hộp thư lộn xộn không chỉ khiến mình mất thời gian, mà nguy hiểm hơn, nó còn là miếng mồi ngon cho mấy chiêu trò lừa đảo tinh vi trên mạng. Bạn có bao giờ nhận được email từ “ngân hàng” mình đang dùng không? Một cái email trông cực kỳ “xịn” từ logo, font chữ cho đến cách hành văn, rồi lại có một đường link màu xanh lấp lánh yêu cầu mình “Xác nhận thông tin tài khoản ngay lập tức nếu không muốn bị khóa!” Chỉ cần một cú click nhẹ vào đường link lạ đó thôi, hoặc một phút lơ là không kiểm tra kỹ địa chỉ email người gửi, là tài khoản của mình có thể “bay màu” ngay lập tức!
Đỉnh điểm hơn là mấy cái email từ “sếp” yêu cầu chuyển khoản khẩn cấp cho đối tác, hay thông báo “trúng thưởng” gì đó rồi đòi mình cung cấp thông tin cá nhân. Thấy ghê không? Tiền bạc, dữ liệu cá nhân, thông tin công ty có khi cũng theo đó mà mất trắng! Mà mất rồi thì có “than trời” cũng đã muộn rồi! Mình biết có đứa em làm văn phòng, chỉ vì không cập nhật số điện thoại hoặc email dự phòng khi tạo tài khoản, đến lúc bị mất mật khẩu hoặc bị hack, không biết đường nào mà khôi phục. Lúc đó mới thấy, cái chuyện bảo mật email không phải là của ai xa lạ, mà là chuyện của chính tụi mình mỗi ngày.
Dọn dẹp 'tâm thư' và 'cứu nguy' những pha gửi nhầm kinh điển: Làm chủ hộp thư, làm chủ cuộc chơi!
Đến lúc này thì tụi mình phải tự cứu lấy mình thôi. Cảm giác dọn sạch hơn trăm cái email quảng cáo vô dụng và “hủy đăng ký” hàng chục bản tin mỗi tuần nó “đã” gì đâu! Tự nhiên thấy cái hộp thư mình nhẹ nhõm hẳn, không còn cái cảnh đỏ lè mấy chục cái tin chưa đọc nữa. Hộp thư trống trơn, mọi thứ đâu vào đấy, tìm tài liệu hay cái mail quan trọng “phát” ra ngay, không cần cuống cuồng lướt lên lướt xuống mỏi tay nữa. Cả ngày làm việc cũng thấy đỡ stress hơn hẳn.
Rồi cái khoảnh khắc bạn vừa “click” gửi xong, chợt nhận ra mình gắn nhầm file “meme” thay vì báo cáo tài chính quan trọng cho sếp? Hoặc lỡ gửi một email có mấy câu than vãn cá nhân cho cả nhóm công việc? Ơn giời, mấy ứng dụng email hiện nay đều có nút “Hoàn tác gửi” (Undo Send) cứu bồ đúng lúc đó! Có cái nút đó đúng là phao cứu sinh, không thì chắc cả đời không dám ngẩng mặt lên nhìn đồng nghiệp hay sếp nữa rồi, đúng không? Làm chủ được hộp thư không chỉ giúp mình chuyên nghiệp hơn, làm việc hiệu quả hơn mà còn giúp mình tránh được những pha “quê độ” để đời nữa đó. Tự mình dọn dẹp, tự mình sắp xếp, mình sẽ thấy tự tin hơn rất nhiều khi tương tác qua email.
Tất cả những điều này, dường như chưa từng tồn tại